Die gesetzlichen Vorgaben sind eindeutig: Wenn in einem Unternehmen mindestens 20 Mitarbeiter*innen ständig mit der Verarbeitung, Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist ein Datenschutzbeauftragter (DSB) gesetzlich notwendig (§38 BDSG Absatz 1). Das ist bei ID der Fall und es musste schnell ein Nachfolger für den bisherigen DSB gefunden werden.
Der heißt René Dederichs und bestand die 90-minütige Abschlussprüfung direkt nach dem letzten Seminartag, weshalb er zusätzlich zur Teilnahmebestätigung eine Prüfungsbescheinigung vom TÜV erhielt. On top bekam er in dieser Woche noch firmenintern eine Ernennungsurkunde zum DSB von der ID-Geschäftsführung.
Somit ist er verpflichtet, sein „Amt“ weisungsfrei durchzuführen und ein Mal im Jahr Bericht zu erstatten. Bei akuten Fällen muss er natürlich direkt aktiv werden.
In der Praxis wird Dederichs ab sofort kontrollieren, dass die DSGVO und die für ID geltenden Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Im Gegenzug bekommt er Einblicke in die Verarbeitungstätigkeiten und ist interner Ansprechpartner für alle Fragen rund um die persönliche Datenverarbeitung gemäß DSGVO.
Das betrifft jedes Dateisystem, das personenbezogene Daten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum usw. speichert. Da reicht schon eine einfache Adressliste von Ansprechpartnern verschiedener Firmen, selbst wenn sie handschriftlich erfasst wird.
Als DSB achtet Dederichs auch darauf, wann die Firma eine Einwilligung zur Weitergabe von persönlichen Daten einholen muss. Unter besonderen Voraussetzungen können Daten aber auch ohne extra Einwilligung erfasst werden. Aktuelles Beispiel: Auf der Grundlage der Corona Schutzverordnung (CoronaSchVO) müssen wir wegen der Corona Pandemie unseren Namen mit Adresse in eine Liste eintragen, wenn wir ein Restaurant, Café oder einen Biergarten besuchen. Andernfalls müssen wir draußen bleiben.
René Dederichs ist sehr zufrieden, dass er die Prüfung bestanden hat. „Das war eine ganz schöne Menge Theorie mit zahlreichen Praxisbeispielen, die wir uns in kurzer Zeit aneignen mussten.“
►TÜV-Ausbildung zum Datenschutzschutzbauftragten